Klachtenprocedure

Informele procedure 

We hebben een duidelijke visie op hoe we met meningsverschillen, conflicten en klachten omgaan in de gemeenschappen (de gemeenten). We proberen dit binnen de eigen gemeenschap met betrokkenen op te lossen, door met elkaar te spreken, eventueel met een onafhankelijke derde persoon erbij. Bij problemen tussen leden kan het bestuur bemiddelen, bij problemen met een bestuurslid of lid van het convent moet er soms een derde persoon worden gezocht. Sommige gemeentes hebben hier een vertrouwenspersoon voor aangewezen. De groep van laagdrempelige conflictbemiddelaars kan hierbij ingeschakeld worden.

Belangrijk bij deze manier van omgaan met problemen is: het persoonlijke contact tot stand brengen, een luisterend oor bieden, hoor en wederhoor toepassen. Duidelijkheid verschaffen door goede en begrijpelijke informatie in heldere taal. Zorg voor betrokkenheid: Als een klacht volgens betrokkenen gegrond is: zoek samen naar een oplossing. Ook als een klacht ongegrond is, is het nodig hierover te communiceren met uitleg en respect. Betrokkenheid is het vermogen om de situatie ook vanuit een ander gezichtspunt te kunnen bezien. Het doel is acceptatie van de gekozen oplossing bij alle betrokkenen.

De informele procedure heeft als opgave om door persoonlijk contact, duidelijkheid en betrokkenheid te realiseren. Juist zo kan een klacht sneller afgehandeld worden en kan er een beter begrip bij de betrokkenen ontstaan.

Vertrouwenspersoon

De eerste stap is de informele klachtenprocedure.  Hierbij hoort een centraal aanspreekpunt waar men uitleg kan krijgen over de procedure en antwoord op vragen, dat is de Vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon vormt het aanspreekpunt, waar persoonlijk contact gelegd kan worden, en waar wordt aangegeven welke vervolg stappen gezet kunnen worden.

Er zijn gemeenten die zelf een vertrouwenspersoon hebben, voor de andere gemeenten en ook voor problemen en klachten die het gemeenteleven overstijgen is er een landelijke vertrouwenspersoon.

De huidige landelijke vertrouwenspersoon is Simone van Leeuwen. Simone is vanaf haar jeugd verbonden met de Christengemeenschap. Zij werkt na haar pensioen nog steeds als vertrouwenspersoon voor verschillende bedrijven. Daarvoor heeft zij 30 jaar gewerkt als Maatschappelijk werker, Coach en Counselor. Volgens haar is een conflict vaak een uitvloeisel van zich niet gehoord en niet begrepen voelen. Als vertrouwenspersoon ben je dan meestal bezig met bemiddelen in het gesprek.

Simone is bereikbaar via het landelijk secretariaat: secretariaat@christengemeenschap.nl

Laagdrempelige Conflictbemiddeling

De vertrouwenspersoon is ook het eerste aanspreekpunt voor de laagdrempelige conflictbemiddeling.

Deze groep is een aanvulling op de informele procedure. Zodra een conflict of klacht niet binnen de eigen gemeente kan worden opgelost kan hier een beroep op worden gedaan. Deze vorm van bemiddeling kan ingezet worden voor conflicten tussen leden onderling, tussen leden en besturen/bestuursleden en ook voor conflicten tussen leden en geestelijken.

Een aantal vrijwilligers binnen de Christengemeenschap heeft zich bereid verklaard om als helper op te treden bij uiteenlopende meningsverschillen. U kunt een beroep op hen doen via uw bestuur, de geestelijke of via het landelijk secretariaat: secretariaat@christengemeenschap.nl. Dat hangt van de situatie af. Voorwaarde voor een succesvolle bemiddeling is dat beide partijen de wil hebben om elkaar beter te leren begrijpen om zo het conflict op te kunnen lossen. Bemiddeling is gratis maar eventuele reiskosten kunnen in rekening worden gebracht.

Formele procedure: Geschillencommissie

Als een klacht of conflict niet met bovenstaande procedures kan worden opgelost hebben we een formele procedure beschikbaar middels de Geschillencommissie.

Een geschil tussen leden en gemeentelijke- of landelijke organen dan wel tussen deze organen onderling kan worden voorgelegd aan de geschillencommissie zoals beschreven in onze statuten. Dit betekent dat veel conflicten aan de geschillencommissie kunnen worden voorgelegd. Eigenlijk alle conflicten tussen leden, besturen en synode komen in aanmerking, met één uitzondering. Besluiten van de synode over uitzending van gemeente geestelijken of beëindiging daarvan, kunnen niet aan de geschillencommissie worden voorgelegd. (De uitzending van geestelijken is een interne synode aangelegenheid).  De geschillencommissie brengt een bindend advies uit ten aanzien van de voorgelegde geschillen.

Een formele klachtenbehandeling richt zich op de inhoudelijke uitkomst, met de vraag of die uitkomst wel behoorlijk is. Dit is doorgaans niet wat de klager zoekt. Een klager wil gehoord worden en de ruimte krijgen om de situatie uit te leggen. Daarom zijn informele procedures doorgaans effectiever.

De geschillencommissie heeft de eigen taken en werkwijze vastgelegd.  Ook de geschillencommissie kan worden bereikt via het landelijk secretariaat:secretariaat@christengemeenschap.nl.

Vertrouwenscommissie seksueel misbruik

Tenslotte hebben we een vertrouwenscommissie met als doel aanspreekpunt te vormen voor meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag waar een geestelijke bij betrokken is. Deze commissie heeft haar taken en werkwijze in een reglement en protocol vastgelegd. Deze commissie kan via het landelijk secretariaat worden bereikt secretariaat@christengemeenschap.nl

Synode

Omdat de synode als gemeenschap van priesters een aparte plaats inneemt in de christengemeenschap moeten we hier apart aandacht aan besteden in de klachtenafhandeling. Ook conflicten en klachten waarbij geestelijken betrokken zijn worden met de informele procedure aangepakt. Leden, besturen en hun geestelijke proberen eerst door gesprekken uit hun problemen te komen. Toch kan het gebeuren dat ergens in het traject de synode als geheel een rol gaat spelen. Dit zal zeker het geval zijn als er meerdere geestelijken bij het probleem betrokken zijn.

De synode heeft de taak om eventuele conflicten in de eigen gelederen intern op te lossen en heeft daar ook procedures voor. Als gewone leden of een bestuur de synode (of de bewindsdrager) aan wil spreken kan dit via de vertrouwenspersoon.